O Workflow Studio trabalha com 2 conceitos principais: fluxos e tarefas.

Um fluxo é a representação de um processo de negócio. No WFS, o conceito de fluxo é subdividido em dois conceitos mais específicos: definição do fluxo, que é a especificação abstrata do processo de negócio, e instância do fluxo, que é o fluxo de negócio em execução.

Uma tarefa é um trabalho pendente para um usuário. No WFS, o conceito de tarefa é subdividido em dois conceitos mais específicos: definição da tarefa, que é a especificação abstrata da tarefa, e instância da tarefa, que é uma tarefa que já existe ou existiu para algum usuário.

As definições de fluxos e tarefas são feitas através do Designer de fluxo.

A definição de um fluxo é a representação de um processo de negócios. Ela especifica e representa como um processo de negócios funciona.

Numa definição de fluxo são especificadas quais ações devem ser executadas (enviar e-mail, rodar script, alterar dados de uma tabela, criar uma tarefa) e em qual ordem até que o fim seja atingido.

Num processo de pedido de compra, por exemplo, é possível definir que uma aprovação da diretoria é necessária caso o montante pedido seja maior que 10.000. Caso contrário, apenas a aprovação do gerente é suficiente. Em ambos os casos de aprovação, um e-mail deverá ser enviado ao departamento financeiro.

É possível utilizar o Designer de fluxo para definir visualmente o fluxo de um processo de negócio. Todas as definições do fluxos são guardadas no banco de dados. Cada definição recebe um nome e é inserida dentro de um contexto (sistema, módulo, macroprocesso).

A instância do fluxo é a execução de uma definição. Uma única definição de fluxo poderá gerar um número ilimitado de instâncias.

Uma instância de fluxo pode ser iniciada, estar em execução e ser finalizada. Todas as instâncias já executadas são guardadas no banco de dados.

A definição da tarefa especifica uma tarefa a ser executada por um usuário. Não é a tarefa em si, mas a especificação de quais informações e ações a tarefa irá ter ao ser executada.

Na definição pode-se definir o assunto, a descrição, o usuário (ou papel), os status disponíveis, os campos de formulário e anexos, entre outros. A definição de uma tarefa é sempre feita dentro da definição de um fluxo.

Por exemplo, na definição de fluxo de pedido de compra, pode-se criar uma tarefa para o gerente aprovar a ordem. Neste caso, a definição da tarefa teria algo como:

Assunto: Aprovação do pedido de compra;
Descrição: Por favor, aprove o pedido número X;
Usuário: Gerente;
Status disponíveis: Aguardando, aprovado, rejeitado.

Uma instância da tarefa é criada para um usuário baseada na definição da tarefa. Uma única definição pode gerar várias instâncias.

A instância é criada quando um fluxo é executado e chega no ponto onde uma tarefa precisa ser criada. Neste momento a instância da tarefa é criada e designada para o usuário especificado na definição.

Cada usuário tem uma lista de tarefas pendentes e outra de tarefas finalizadas.